Qu’est-ce que le Print Management ? Le guide complet 2026

La plupart des organisations connaissent leur consommation électrique au kilowattheure près… Peu connaissent leur coût d’impression au centime près.

Pourtant, selon une étude Gartner, les dépenses liées à l’impression représentent entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise (source : Gartner, Print Management Market Guide, 2023).

Pour une collectivité de 200 agents ou une université de 10 000 étudiants, le chiffre est rarement calculé. Il est encore plus rarement maîtrisé.

C’est exactement ce problème que le Print Management est conçu à résoudre.

Le Print Management, c’est quoi ?

Avant de définir ce que c’est, il faut lever une confusion fréquente : le Print Management n’a rien à voir avec l’impression grand format, les imprimeries en ligne ou la production graphique. Ce n’est pas non plus simplement « gérer ses cartouches ».

Le Print Management désigne la gestion centralisée et pilotée des flux d’impression au sein d’une organisation. Il recouvre à la fois les équipements (copieurs, imprimantes réseau), les logiciels qui les contrôlent, les usages des collaborateurs et les politiques qui encadrent ces usages.

En pratique, c’est la réponse à des questions que les DSI et DAF se posent souvent sans avoir les outils pour y répondre : qui imprime quoi, à quel coût, avec quel impact sur la sécurité des données, et comment réduire ce poste sans créer de friction pour les utilisateurs.

Les 4 fonctions d’une solution de Print Management

1. Suivre et mesurer les usages des impressions

Un logiciel de Print Management enregistre chaque impression : l’identité de l’utilisateur, la date, le nombre de pages, le mode (couleur ou noir et blanc, recto ou recto-verso), la machine utilisée, le coût estimé.

Ce tableau de bord permet de savoir, par exemple, que 30 % des impressions d’un service RH sont en couleur alors que les documents ne le nécessitent pas. Ou qu’un même document est imprimé 12 fois par semaine parce que personne n’a accès à une version numérique partagée.

Ce type de données, inaccessible sans solution dédiée, est le point de départ de toute démarche d’optimisation.

2. Sécuriser les documents à imprimer

Les copieurs multifonctions sont des équipements informatiques à part entière. Ils traitent des documents RH, des contrats clients, des données financières. Pourtant, dans la plupart des organisations, n’importe qui peut récupérer un document laissé sur le bac de sortie, et les logs d’impression ne sont ni chiffrés ni consultés.

Le Print Management répond à ces risques par ce qu’on appelle l’impression sécurisée ou « Follow Me Printing » : le document n’est imprimé que lorsque l’utilisateur se présente physiquement devant la machine et s’authentifie (badge, application mobile, code PIN).

Aucun document ne sort sans que son propriétaire soit présent. C’est une mesure technique directement pertinente pour les obligations RGPD liées au traitement des données personnelles.

3. Piloter une politique d’impression RSE

Imprimer moins ne signifie pas supprimer l’impression. Cela signifie imprimer mieux.

Un logiciel de Print Management peut appliquer automatiquement des règles : passage en noir et blanc par défaut, recto-verso systématique, suppression des impressions non réclamées après un délai défini, quotas par utilisateur ou par service.

Ces règles, configurées une seule fois, s’appliquent sans intervention humaine. Les organisations qui les mettent en place constatent généralement une réduction de 20 à 30 % du volume d’impressions dans les six mois suivant le déploiement (source : IDC, The Business Value of Print Management, 2022).

4. Réduire et refacturer les coûts

Le coût réel d’une impression ne se limite pas au prix de la feuille et de l’encre. Il faut y ajouter l’amortissement du matériel, la maintenance, la consommation électrique, le temps de gestion IT et les impressions abandonnées. IDC estime que les impressions non réclamées représentent en moyenne 17 % du volume total imprimé dans les grandes organisations (source : IDC, ibid.).

Le Print Management permet de mesurer ce coût par service, par site, par utilisateur.

Dans un contexte universitaire ou de collectivité multi-sites, il rend possible la refacturation précise entre entités, ce que la plupart des organisations gèrent aujourd’hui au forfait ou pas du tout.

Qui est concerné par le Print Management

La réponse courte : toute organisation qui dispose de plus de 10 copieurs ou qui accueille des utilisateurs dont les besoins d’impression sont hétérogènes.

• Les entreprises cherchent à réduire un poste de coût souvent mal contrôlé, à sécuriser les documents sensibles (RH, juridique, finance) et à intégrer l’impression dans leur politique RSE. Le flex-office amplifie le problème : quand personne n’a de bureau fixe, l’impression doit fonctionner depuis n’importe quel appareil, sur n’importe quelle machine du parc.
• Les établissements d’enseignement supérieur gèrent des parcs importants avec des utilisateurs très divers (étudiants, enseignants, personnels administratifs), souvent sur plusieurs bâtiments, avec des besoins de paiement en libre-service et de traçabilité des recettes.
• Les collectivités ont des contraintes supplémentaires : régie de recettes, service aux citoyens, conformité des transactions financières. Un copieur dans une médiathèque ou une mairie n’est pas un simple équipement de bureau, c’est un point de service public.

Comment le Print Management s’intègre techniquement

Le Print Management repose sur une couche logicielle installée au-dessus de votre parc existant, quelle que soit la marque des machines (Ricoh, Canon, HP, Xerox, Toshiba, Konica Minolta). Cette indépendance vis-à-vis des constructeurs est un point important : vous ne changez pas votre matériel, vous y ajoutez de l’intelligence.

Trois logiciels de Print Management, que Cartax intègre, dominent le marché français :

• PaperCut est la solution la plus déployée dans le monde, utilisée par plus de 60 000 organisations selon l’éditeur. Elle couvre les entreprises de toute taille et les établissements d’enseignement, avec une installation rapide et une interface accessible.
• WatchDoc, développé par la PME française Doxense, est particulièrement adapté aux structures multi-sites avec des contraintes réseau complexes. C’est souvent le choix des grandes collectivités et des entreprises qui ont des exigences élevées en matière de personnalisation.
• MyQ propose jusqu’à sept modules distincts, ce qui le rend flexible pour des environnements hétérogènes. Il couvre aussi bien les petites structures que les parcs multi-constructeurs de grande taille.

Ces trois logiciels ne sont pas concurrents au sens où l’un serait objectivement meilleur. Le bon choix dépend de votre infrastructure, de vos contraintes réseau, de vos besoins de paiement et du profil de vos utilisateurs.

C’est précisément ce que l’audit de parc est là pour déterminer.

Par où commencer : l’audit de parc d’impression

La première erreur est d’acheter une solution avant de comprendre le problème. Un audit de parc consiste à recenser les équipements existants, mesurer les volumes réels d’impression, identifier les sources de gaspillage et définir l’architecture cible.

Concrètement, CARTAX réalise ce type d’audit 360° avant toute recommandation logicielle.

Sur un déploiement récent dans un établissement d’enseignement supérieur du sud de la France, l’audit a révélé que 40 % des impressions provenaient de 8 % des utilisateurs, et que deux services imprimaient systématiquement en couleur des documents internes qui ne le nécessitaient pas.

Ces deux constats seuls ont suffi à définir une politique d’impression qui a réduit le budget consommables de 25 % dès la première année.

L’audit n’est pas une étape optionnelle. C’est la condition pour que la solution déployée réponde à vos besoins réels plutôt qu’à un catalogue de fonctionnalités.

Ce que le Print Management n’est pas

Il ne s’agit pas de surveiller les collaborateurs. L’objectif n’est pas de savoir qui a imprimé sa liste de courses, mais de mesurer des flux agrégés pour les optimiser. Les logiciels de Print Management permettent d’ailleurs de choisir le niveau de granularité des données conservées, en accord avec les obligations RGPD et les règles de votre CHSCT.

Il ne s’agit pas non plus d’une solution réservée aux grandes structures. Un parc de 15 copieurs dans une PME peut générer des coûts cachés significatifs, et les solutions actuelles sont accessibles à des budgets très variables.

Prochaine étape pour optimiser vos flux d’impressions

Si vous ne savez pas combien votre organisation dépense réellement en impression ce mois-ci, vous avez probablement un problème de Print Management. La bonne nouvelle : c’est un problème qui se résout.

CARTAX propose un audit de votre parc d’impression. En une intervention, vous obtenez une vision claire de vos volumes, de vos coûts réels, des économies accessibles et une suggestion de politique d’impression RSE à mettre en place Sans engagement, sans obligation de changer votre matériel.

Demander l’audit gratuit de votre parc d’impression

Les questions les plus fréquemment posées sur le Print Management